Entenda como reduzir a papelada e otimizar os custos na sua empresa

Administrar um negócio, envolve ter controle de todas as informações e de forma rápida, para isso, o papel era o meio mais rápido para transmitir uma informação, apresentar um relatório ou para fazer análise.

No entanto, no processo de organização e armazenamento muitos papéis somem e com eles, informações importantes. Em caso de clínicas odontológicas, por exemplo, perder uma folha de um prontuário, pode gerar uma série de problemas e estresse para o paciente que está sendo atendido.

Além disso, muitos negócios possuem custos altíssimos com materiais impressos, e tentar reduzi-los é uma tarefa desafiadora, mas não é impossível. 

Graças ao avanço constante da tecnologia, podemos reduzir os custos e obter resultados tão bons ou melhores.

O fim da era do papel

Além da redução de custos, você conhece os outros motivos para desejar o fim do papel?

1. Preservação do meio ambiente

Podemos ver em matérias e estudos, os efeitos graves que o desmatamento causa ao meio ambiente, e como esses efeitos impactam as nossas vidas.

Um dos principais motivos do desmatamento, é o papel. Devido a sua fabricação, é extrapolado os limites de desmatamento, e com isso a natureza sofre perdas significativas todo os dias.

A extinção de animais e plantas, estão cada vez mais comuns, e se não fizermos nada para paralisar e tentar reparar os danos, os efeitos serão cada vez mais severos, até que nada mais exista. 

Parece que é um daqueles discursos prontos e melodramáticos, mas a verdade, é o que ecossistema possui um efeito dominó, em que um ação impacta a outra e assim por diante.

Existe uma urgência em conscientizar empresas e consumidores a assumir suas posições e responsabilidades, quanto a preservação do meio ambiente.

1. Segurança das informações 

O papel está sujeito a diversos fatores. Uma falta de atenção ou organização pode fazer você perder momentos importantes na vida, por exemplo.

Momentos como, um show do seu cantor internacional favorito, a descoberta do sexo do seu bebê, e até a passagem de volta para casa.

Ficar na dependência do papel, pode ser um risco para o seu negócio. E quando não é organizado, pode virar um “bolo de neve” que irá atrasar seus processos.

Além disso, existem inúmera situações que põe em risco a confidencialidade do seu documento.

1. Organização do ambiente de trabalho

Como já falamos anteriormente, a má organização dos documentos pode causar uma série de problemas e atrasos para o seu negócio.

Além disso, o acúmulo de papelada pode dar a sensação de trabalho acumulado e acabar frustrando a equipe.

Digitalização dos documentos

Eliminar a papelada da rotina da sua empresa pode trazer redução dos custos, de forma significativa.

Muito possuem receio em digitalizar seus documentos, pois se preocupam com as perdas ou vazamentos de informações. Porém, hoje é possível armazenar os documentos nuvens,  isso significa que caso o seu computador dê algum problema, será possível acessar o documento em outros lugares.

Além disso, existem software que possuem apenas função de proteger os documentos de possíveis invasões de sistemas. Garantindo a sua sigilosidade e a do seu cliente.

Os arquivos digitais também possuem validade quando são assinados digitalmente.

Já pensou quantos papelada será poupada com a digitalização dos documentos? 

Os processo serão mais simplificados, e o prazo de envio e recebimento de documentos também.

Se você já possui um arquivo cheio de papelada, deve estar se questionando o que fazer com tudo isso, não é mesmo?

Não se preocupe, trouxemos algumas dicas para eliminar os papéis desnecessários de forma segura.

Como?

Quando falamos em eliminar a papelada, não significa que é para ir jogando tudo fora, ok?

Existem documentos que precisam ser guardados e outros digitalizados.

Passo-a-passo:

2. Organização

A primeira coisa que deve ser realizada é a organização dos papéis que possui. Organizar por data, assunto ou até por ordem alfabética, dependendo de sua área de atuação. 

O importante é organizar de uma forma que seja possível mapear e encontrar as documentações de forma rápida.

3. Divisão

Feito a etapa anterior, está na hora de separar. Separe os documentos mais antigos dos mais recentes, ou por grau de relevância. Seja paciente, esse processo pode ser demorado, por isso faça aos poucos para que não haja a perda de nenhuma documentação importante.

4. Digitalização

Após a identificação, está na hora de digitalizar. Dependendo do volume, você pode até contratar uma empresa para essa etapa, mas caso não seja alto, basta ter uma boa máquina de scanner, e realizar a digitalização ao poucos.

Além disso, conte com um software de armazenamento de documentos, de preferencia que possua integração com outras plataformas da empresa.

5. Descarte e arquivo

Conforme for realizando a digitalização, descarte de forma correta os papéis que não forem tão importantes e organize em fichas, de preferência com etiquetas, os documentos com alto grau de importância.

Digitalização do processo de venda

Material impresso

Da mesmo forma que os outros setores precisam passar pelo processo de digitalização, a área comercial também. 

Digitalizar as etapas do processo de venda, irá trazer redução considerável. Um bom exemplo, são a criação de propostas impressas ou os materiais gráficos utilizados para a divulgação de comércio, como panfletos muito utilizados em clínicas odontológicas, barbearias e clínicas estéticas.

Existem inúmeras ferramentas que irão apoiar a área comercial, entre elas software de gestão comercial, o CRM.  

Além, de ter estratégias que são totalmente digitais que além de reduzir custos, podem alavancar seu negócio, estamos falando do Marketing Digital.

Marketing Digital

E se fosse possível reduzir o número de impressão, reduzir os custos com comunicação e ainda sim, conseguir excelentes alcance e vendas no final do mês? Seria incrível, não é ?

Pois bem, trago boas notícias. Isso é possível com o Marketing Digital.

O primeiro passo é entender quem é o seu público-alvo, e a partir daí começar a criar as estratégias que irá levá-los para o seu negócio.

É possível aplicar a estratégia de forma gratuita e ainda analisá-las sem custo adicional. 

A aplicação das estratégias  farão com que o seu site apareça na primeira página de buscadores como, o Google. 

E quando uma pessoa pesquisar por palavras-chave como “tratamento de canal preço” ou “implante dentário valor”, seu site aparecerá em destaque, caso seu negócio seja uma clínica odontológica.

Outras maneiras de reduzir custos 

Sistemas de Gestão

Optar por um software de gestão, é o primeiro passo para dizer “tchau” a papelada.

Nele, você pode ter:

• controle de estoque;
• registro de saídas e entradas;
• especificação dos gastos;
• registros de contas;
• fácil acesso a datas e pagamentos de funcionários.

Para negócios da área da saúde, é possível encontrar sistemas com prontuários. Imagine, seu paciente chegar em sua sala e você ter todo acesso a todo o histórico, saber qual é o tratamento, como tratamento de canal ou se é um tratamento com aparelho ortodôntico transparente, em  questão de segundos.

Parceiros

E por fim, para que haja o máximo de redução de custos, é importante que possa contar com parceiros especializados.

Como ter uma empresa contábil que possa visualizar todo o processo e identificar quais são os pontos que podem ser otimizados e em quais devem haver mais investimentos.

Ter o controle e otimizar os seus custos, pode ser o grande diferencial que seu negócio tanto precisa!

Produzido por Ana Laura Ferreira, redatora na Clínica Ideal.