Como fazer folha de pagamento – 5 pontos aos quais se atentar

Entender como fazer folha de pagamento é de extrema importância visto que, segundo o artigo 464 da CLT, todas as empresas são obrigadas a emitir a folha de pagamento referente ao seu quadro de colaboradores.

O documento é crucial para a organização dos dados trabalhistas que, por sua vez, se transformarão em informações contábeis do negócio.

Além de ser de importante para a empresa, tais informações são muito úteis para o trabalhador.

Quer saber como fazer a folha de pagamento dos seus funcionários? Leia nosso post de hoje e confira 5 dicas que lhe auxiliarão neste processo!

1. Defina um software para emitir a folha de pagamento

Se a sua empresa possuir poucos funcionários no quadro, realizar a emissão e controle de dados via Excel pode ser possível. 

Por outro lado, empresas com um grande volume de colaboradores exigem um controle mais rigoroso e denso – sendo necessária a contratação de um software.

Analise a necessidade do seu negócio e escolha o melhor método para gerenciar as informações e emitir a folha dos funcionários.

2. Apure todos os dados

A folha de pagamento concentra uma série de lançamentos, seja sobre a jornada de trabalho do funcionário, seja sobre dados pessoas e demais informações. Sendo assim, você deve possuir controle total de cada funcionário.

Seja via software ou planilha, crie um documento para cada mês e nele insira dados como: nome completo, data de admissão, cargo, salário, benefícios previstos, dentre outros.

Manter este documento sempre atualizado é crucial para criar uma folha de pagamento correta. Afinal, é a partir destes dados que a folha de todos os colaboradores será emitida.

3. Defina o que é salário bruto e salário líquido

Você sabe o que é salário bruto e salário líquido? Se ainda não sabe, recomendamos entender as diferenças.

O salário líquido refere-se ao salário do colaborador já excluindo os valores descontados para fins de Imposto de Renda e INSS. O salário bruto é aquele constatado antes dos descontos.

4. Calcule as horas trabalhadas

Fazer a análise do número de horas trabalhadas é um dos principais pontos para a elaboração da folha de pagamento. A recomendação é de que esse controle seja realizado através de cartões de ponto, mesmo que manuais; livros de ponto manuais ou relógios de ponto digitais – os mais utilizados atualmente.

É neste momento que você considerará as horas extras, faltas justificadas, injustificadas e afastamentos médicos ou por outros motivos.

5. Aplique corretamente os descontos em folha

Você deve se atentar aos descontos na folha de pagamento do funcionário. 

Referente ao INSS, o desconto varia entre 6 e 11%, dependendo do salário. No FGTS, o desconto é de 8% para contratos gerais e de 2% no caso de aprendizes.

Há também o desconto referente ao vale-transporte, que é de até 6%. Já para vale alimentação e vale refeição, é recomendado checar o que diz a convenção coletiva da categoria – o valor máximo permitido é de 20% sobre o salário-base. 

Emitir a folha de pagamento pode ser uma tarefa um tanto quanto complexa, uma vez que exige conhecimento sobre a aplicação de determinadas alíquotas, além de outros prontos previstos em lei. 

No entanto, se você possuir dúvidas durante o processo, uma boa pedida é contar com o suporte de um escritório contábil, que possui a expertise necessária para essa demanda.

Esperamos que tenha gostado do nosso conteúdo com 5 dicas sobre como fazer folha de pagamento! Quer contar sua experiência ao emitir a folha da sua empresa? Fale Conosco!

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